Płatnik składek ma zadanie obliczać, odpisywać, regulować oraz opłacać opłaty za każdy miesiąc kalendarzowy. Rozliczenia dokonywane są na dokumentach rozliczeniowych – zestawienie dokumentów tyczących się określonego miesiąca składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA a także załączonych do niej sprawozdań miesięcznych ( ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA ).
Deklaracja ZUS DRA – dokument zbiorczy tyczące się wszystkich tytułów i wszystkich ubezpieczonych. Regulowane są w niej opłaty na zdrowotne, ubezpieczenia społeczne, FP i FGŚP a także realizowane w tym samym m-cu zasiłki oraz zasiłki rodzinne i opiekuńcze.
Płatnik regulujący opłaty tylko na swoje ubezpieczenie, przekazuje do Zakładu Usług Społecznych tylko deklarację rozliczeniową ZUS DRA bez sprawozdań miesięcznych. Jeżeli płatnik ten w niedawno przedłożonej deklaracji zadeklarował jako zasadę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne 30% minimalnego honorarium lub 60% przeciętnego, a na ubezpieczenie zdrowotne kwotę najmniejszej podstawy wymiaru składek, jest zwolniony z konieczności przedkładania oświadczenia rozliczeniowego za następny miesiąc. Osoba ta jest zwolniona z obowiązku przedkładania dokumentów rozliczeniowych za następny miesiąc również wtedy, kiedy zmiana w stosunku do m-ca wcześniejszego jest spowodowana wyłącznie zmianą minimalnego honorarium lub przeciętnego wynagrodzenia.
Czas składania:
płatnik składek zobowiązany jest wysłać deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne a także zapłacić składki za dany miesiąc, nie później niż:
o do piątego dnia następnego miesiąca – dla firm ze sfery budżetowej, zakładów budżetowych oraz gospodarstw pomocniczych,
o do dziesiątego dnia następnego miesiąca – dla osób fizycznych, płacących składkę wyłącznie za siebie,
o do piętnastego dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników.
Miejsce składania:
oświadczenie rozliczeniowe oraz imienne sporządzenia miesięczne płatnik opłat przekazuje bezpośrednio do oznaczonej przez Zakład Usług Społecznych jednostki organizacyjnej.
Opis deklaracji ZUS DRA:
1. Informacje organizacyjne
•cyfra w polu 01 oznacza czas przedkładania deklaracji
•numer deklaracji jest niemal zawsze taki sam – 01 – natomiast następne dane charakteryzują miesiąc i rok, za który dana deklaracja została wypełniona
2. Informacje identyfikacyjne płatnika składek
•dane identyfikacyjne podane w oświadczeniu powinny być identyczne z tymi podanymi w druku ZUS ZFA
3. Inne dane
•w miejscu 01 wpisujemy liczbę osób ubezpieczonych
•pozycja 02 pokazuje czy płatnik stara się o dofinansowanie pracowników z PFRON albo budżetu państwa
•w miejscu 03 wpisana jest obowiązująca danego płatnika wysokość ubezpieczenia wypadkowego
4. Zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz źródeł finansowania
5. Zestawienie wypłaconych świadczeń, podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne
6. Rozliczenie części IV i V
• finalna suma składek na ubezpieczenia społeczne, która została po rozliczeniu wypłaconych świadczeń podlegających naliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne
7. Zestawienie właściwych opłat na ubezpieczenie zdrowotne
• składka na ubezpieczenie zdrowotne nie podlega żadnym upustom – jest identyczna
taka sama zarówno w ulgowej jak i normalnej wysokości składek ZUS
8. Zestawienie przysługujących opłat na FP i FGŚP
9. Zestawienie przysługujących składek na fundusz emerytur pomostowych
10. Deklaracja dochodu (tyczy się osób, które opłacają raty tylko za siebie)
11. Deklaracja płatnika opłat
• w polu 01 winna znaleźć się data zgodna z terminami ustawowymi
Archiwizacja:
kopie oświadczeń rozliczeniowych i poprawy niniejszych dokumentów płatnik ma obowiązek przechowywać przez czas dziesięciu lat od dnia ich oddania do Zakładu Usług Społecznych. Mogą być przetrzymywane w formie dokumentu pisemnego bądź elektronicznego.